Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển không ngừng của thương mại quốc tế, chứng từ thương mại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chúng không chỉ là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch mà còn giúp đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Việc hiểu rõ về các loại chứng từ thương mại, chức năng và cách sử dụng chúng là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Vậy chứng từ thương mại là gì? Có những loại chứng từ nào thường được sử dụng? Hãy cùng DNL Shipping tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Chứng từ thương mại là gì?
Chứng từ thương mại là tập hợp các loại giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế. Chúng có giá trị pháp lý, ghi nhận các thông tin quan trọng về giao dịch như loại hàng, số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng, thanh toán… và là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình.
Các loại chứng từ thương mại phổ biến?
Hiện nay trên thị trường có 5 chứng từ thương mại phổ biến: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Vận đơn, Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin), Giấy chứng nhận kiểm định (Inspection Certificate), Bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ không thể thiếu trong mọi giao dịch xuất nhập khẩu. Đây là tài liệu do người bán lập ra, cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa giao dịch như: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng,…
Chức năng của hóa đơn thương mại
Là cơ sở cho việc tính thuế nhập khẩu và tính số tiền bảo hiểm
Là công cụ tài trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu: Khi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền
Là căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại
Hóa đơn thương mại thường bao gồm những nôi dung sau:
- Ngày, tháng lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ người mua, người bán
- Mô tả hàng hóa: Tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì..v.v…
- Ngày gửi hàng
- Tên tàu
- Ngày rời cảng
- Ngày dự kiến đến
- Cảng đi, Cảng đến
- Điều kiện giao hàng
- Điều kiện thanh toán
Các loại hóa đơn:
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại.
Hóa đơn chiếu lệ thường dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở cho việc khai giá trị hàng hóa đem đi triển lãm, hoặc để gửi bán,…
Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: Giá hàng chỉ mới là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng xác định ở khâu dỡ hàng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý.
Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức.
Hóa đơn chi tiết (Detail invoice): Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân chia ra thành những mục rất chi tiết.
Hóa đơn hải quan (Custom's invoice): Là hóa đơn tính trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan bao gồm các khoản lệ phí hải quan, chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, không có giá trị như một yêu cầu đòi tiền, vì vậy ít được lưu thông.
Hóa đơn xác nhận (Cetified invoice): hóa đơn trong đó phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng hóa
Vận đơn
Vận đơn là chứng từ quan trọng trong vận tải. Nó không chỉ xác nhận việc hãng tàu đã nhận hàng để vận chuyển mà còn đóng vai trò là hợp đồng vận chuyển, chứng minh quyền sở hữu của hàng hóa và là công cụ thanh toán trong thương mại quốc tế.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là kết quả của quá trình xác minh nguồn gốc hàng hóa. Tài liệu này, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, chứng thực rằng sản phẩm đã trải qua quá trình sản xuất hoặc chế biến tại quốc gia xuất khẩu, đáp ứng các tiêu chuẩn về xuất xứ đã được quy định.
Giấy chứng nhận kiểm định (Inspection Certificate)
Giấy chứng nhận kiểm định là bằng chứng xác thực về chất lượng và số lượng hàng hóa, đảm bảo giao dịch mua bán quốc tế diễn ra minh bạch, đáng tin cậy.
Bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy)
Bảo hiểm hàng hóa là một thỏa thuận giữa bạn và công ty bảo hiểm. Nếu hàng hóa của bạn bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, công ty bảo hiểm sẽ bồi thường cho bạn những thiệt hại đó, tùy thuộc vào các điều khoản đã được ghi trong hợp đồng.
Vai trò của chứng từ thương mại
Làm cơ sở cho việc thanh toán: Ngân hàng sẽ dựa vào các chứng từ này để thực hiện thanh toán cho người bán.
Thực hiện thủ tục hải quan: Chứng từ thương mại là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu.
Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, các chứng từ này sẽ là bằng chứng quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên.
Lưu ý khi sử dụng chứng từ thương mại
Cần kiểm tra kỹ tính chính xác, đầy đủ của thông tin trên chứng từ.
Tuân thủ đúng quy định về hình thức, nội dung của từng loại chứng từ.
Lưu trữ chứng từ cẩn thận để sử dụng khi cần thiết.
Hiểu rõ về chứng từ thương mại là điều kiện tiên quyết để thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu thành công. Các doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp luật, thông lệ quốc tế để sử dụng chứng từ thương mại một cách hiệu quả, tránh những rủi ro phát sinh. DNL SHIPPING tự hào có đội ngũ lãnh đạo với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.
"Nếu bạn còn thắc mắc, cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế hoặc muốn làm thủ tục nhanh chóng về hàng hóa xuất nhập khẩu thì hãy liên hệ Forwarder uy tín điển hình là DNL Shipping nhé!"
DNL SHIPPING CORP.
Address: 4/2 street 44, Phuoc Long A ward, Thu Duc city, HCM
Telephone: 028 2201 5789
Web: Dnlshipping.vn
Email: info@dnlshipping.vn
