Trong hoạt động xuất nhập khẩu, mã HS Code được xem là “chìa khóa” quyết định đến thuế suất, chính sách quản lý hàng hóa và tốc độ thông quan. Chỉ một sai sót nhỏ khi áp mã HS cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc kéo dài thời gian thông quan. Vậy mã HS Code là gì, cấu trúc ra sao và cách áp mã HS Code như thế nào để nhanh chóng, chính xác? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn diện, hãy cùng theo dõi nhé!
Mã HS Code là gì?
Mã HS Code (Harmonized Commodity Description and Coding System) là hệ thống mã số phân loại hàng hóa được Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) xây dựng và áp dụng thống nhất trên toàn cầu. Hệ thống này giúp các quốc gia sử dụng chung một “ngôn ngữ” để mô tả, phân loại hàng hóa trong hoạt động thương mại quốc tế.
Hiểu đơn giản hơn, mã HS Code là mã số dùng để xác định tên gọi, tính chất, công dụng của hàng hóa khi làm thủ tục hải quan. Dù hàng hóa được gọi bằng nhiều tên khác nhau ở từng quốc gia, nhưng chỉ cần cùng một mã HS thì cơ quan hải quan đều hiểu đó là cùng một loại hàng.
Việc áp dụng đúng mã HS hàng hóa không chỉ giúp thống nhất quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại toàn cầu phát triển minh bạch và hiệu quả hơn.
Mã HS Code dùng để phân loại hàng hóa theo quy chuẩn quốc tế
Cấu trúc của mã HS Code
Mã HS Code có cấu trúc phân cấp rõ ràng, giúp phân loại hàng hóa từ tổng quát đến chi tiết. Theo đó:
Phần (Section):
- Toàn bộ hệ thống HS được chia thành 21 hoặc 22 phần
- Mỗi phần tập hợp các nhóm hàng có tính chất hoặc công dụng tương đồng
- Có chú giải riêng để định hướng phân loại
Chương (Chapter):
- Gồm 97 chương (chương 98 và 99 phục vụ mục đích quản lý riêng của từng quốc gia)
- 2 chữ số đầu của mã HS dùng để xác định chương
- Phản ánh đặc điểm tổng quát của hàng hóa
Nhóm (Heading):
- Được phân chia trong từng chương
- Gồm 2 chữ số
- Phân loại hàng hóa theo nhóm chung về tính chất hoặc công dụng
Phân nhóm (Subheading):
- Chi tiết hơn so với nhóm
- Gồm 2 chữ số
- Dùng để xác định chính xác loại hàng hóa vận chuyển cụ thể khi khai báo hải quan
Để hình dung rõ hơn, bạn có thể xem hình ảnh minh họa dưới đây:
Vai trò của mã HS Code trong xuất nhập khẩu
Mã HS Code giữ vai trò then chốt trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu, là căn cứ để cơ quan hải quan và doanh nghiệp quản lý, phân loại và kiểm soát hàng hóa. Cụ thể:
- Xác định chính xác thuế suất xuất nhập khẩu: Mã HS Code là căn cứ quan trọng nhất để xác định: Thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế, phí liên quan khác. Nếu áp sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, nộp phạt hoặc thậm chí bị ấn định thuế cao hơn thực tế.
- Rút ngắn thời gian thông quan: Khi tra mã HS Code chính xác và khai báo đúng ngay từ đầu, hồ sơ hải quan sẽ được xử lý nhanh chóng, hạn chế việc kiểm tra lại, bổ sung chứng từ hoặc sửa tờ khai.
- Đảm bảo tuân thủ chính sách quản lý hàng hóa: Nhiều mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc cần giấy phép nhập khẩu. Tất cả đều được xác định dựa trên mã HS hàng hóa.
- Hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp: Sai mã HS Code có thể dẫn đến nhiều vấn đề như bị xử phạt hành chính, bị chậm giao hàng, ảnh hưởng uy tín với đối tác quốc tế.
Cách áp mã HS Code nhanh và chính xác
Để áp mã HS Code đúng chuẩn, hệ thống HS quy định 6 quy tắc áp mã HS Code mà doanh nghiệp cần tuân thủ 6 quy tắc sau đây:
Quy tắc 1: Hiểu đúng “bản đồ” HS để phân loại chính xác
Phần và Chương trong biểu thuế giống như bản đồ định hướng, giúp bạn tìm đúng khu vực hàng hóa, nhưng không phải căn cứ pháp lý để áp mã. Muốn phân loại đúng, doanh nghiệp XNK cần đọc kỹ chú giải chương và chú giải nhóm, vì đây là cơ sở quyết định hàng hóa có được xếp vào chương đó hay không. Áp mã đúng ngay từ đầu giúp tránh rủi ro sai thuế và truy thu sau thông quan.
Cần nắm rõ các quy tắc khi nhập mã HS hàng hóa
Quy tắc 2: Hàng chưa hoàn chỉnh và hàng dạng hỗn hợp vẫn có nguyên tắc rõ ràng
Quy tắc 2a – Hàng chưa hoàn thiện:
Hàng hóa dù chưa đầy đủ linh kiện hoặc nhập ở dạng tháo rời nhưng đã thể hiện rõ công năng của sản phẩm hoàn chỉnh thì vẫn áp mã như hàng hoàn chỉnh. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhập máy móc, thiết bị theo lô.
Quy tắc 2b – Hàng hỗn hợp, hợp chất:
Với hàng hóa được tạo thành từ nhiều nguyên liệu:
- Nếu các thành phần cùng một nhóm → phân loại chung một nhóm.
- Nếu khác nhóm → áp mã theo thành phần chính quyết định bản chất hàng hóa.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp XNK chủ động xác định mã HS ngay từ khâu hồ sơ.
Quy tắc 3: Khi một mặt hàng có thể thuộc nhiều nhóm
Quy tắc 3a – Ưu tiên mô tả cụ thể nhất:
Trong trường hợp có nhiều nhóm cùng liên quan, nhóm mô tả chi tiết và sát nhất với hàng hóa sẽ được ưu tiên. Đây là nguyên tắc giúp giảm tranh chấp khi kiểm tra sau thông quan.
Quy tắc 3b – Xác định “linh hồn” của sản phẩm:
Nếu chưa rõ theo 3a, hãy xem bộ phận hoặc chức năng nào quyết định giá trị và công dụng chính của hàng hóa. Thành phần đó sẽ dẫn bạn đến mã HS phù hợp.
Quy tắc 3c – Chọn nhóm đứng sau cùng:
Khi không thể áp dụng 3a và 3b, hàng hóa sẽ được phân loại theo nhóm có mã HS Code đứng cuối cùng trong danh sách các nhóm đang được xem xét.
Quy tắc 4: Không có mã rõ ràng – hãy so sánh thông minh
Nếu hàng hóa mới, đặc thù hoặc khó phân loại, nguyên tắc là so sánh với mặt hàng giống nhất đã được phân loại trước đó, dựa trên đặc điểm, cấu tạo và mục đích sử dụng.
Đây là cách tiếp cận an toàn, thường được áp dụng trong thực tế khai báo hải quan.
Quy tắc 5: Bao bì đi kèm cũng ảnh hưởng đến mã HS
Quy tắc 5a – Bao bì chuyên dụng:
Bao bì được thiết kế riêng cho một sản phẩm, sử dụng lâu dài và bán kèm hàng hóa sẽ được phân loại chung mã với hàng hóa bên trong.
Quy tắc 5b – Bao bì thông thường:
Các loại bao bì dùng để đóng gói, vận chuyển như thùng carton, túi nhựa… được phân loại cùng hàng hóa, ngoại trừ bao bì kim loại có thể tái sử dụng nhiều lần.
Quy tắc 6: So sánh đúng cấp độ – áp mã đúng ngay từ đầu
Khi phân loại, doanh nghiệp cần đảm bảo đối chiếu đúng cấp độ nhóm và phân nhóm, phù hợp với chú giải phân nhóm và chú giải chương liên quan. So sánh sai cấp độ là lỗi phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp XNK bị áp sai mã HS, sai thuế suất và phát sinh rủi ro pháp lý, do đó cần phải thật cẩn trọng.
Tra mã HS Code như thế nào cho hiệu quả?
Hiện nay, doanh nghiệp có thể tra mã HS Code bằng nhiều cách khác nhau:
- Tra cứu trong Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam
- Tham khảo các tờ khai cũ đã thông quan
- Tra cứu trên hệ thống của Tổng cục Hải quan
- Nhờ đội ngũ tư vấn từ các đơn vị logistics, khai báo hải quan chuyên nghiệp
Trong thực tế, việc tra mã HS không chỉ dựa vào tên hàng mà cần hiểu rõ bản chất, công dụng, thành phần cấu tạo và quy trình sản xuất của hàng hóa.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tra mã HS Code, khai báo hải quan hoặc cần một đơn vị logistics chuyên nghiệp đồng hành, Công ty TNHH DNL Shipping Corporation chính là lựa chọn đáng tin cậy cho mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
CÔNG TY TNHH DNL SHIPPING CORPORATION
Địa chỉ: 4/2 Đường 44, Khu Phố 3, Phường Phước Long, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0908513216
Email: info@dnlshipping.vn
Website: www.dnlshipping.vn
