Vì sao tốc độ & độ chính xác trong báo giá lại quan trọng
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thời gian và chi phí là hai yếu tố quyết định trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ cần chậm trễ trong việc phản hồi báo giá hoặc cung cấp thông tin không chính xác, doanh nghiệp có thể:
- Mất cơ hội chốt đơn hàng
- Bị động trong kế hoạch sản xuất – giao hàng
- Phát sinh chi phí ngoài dự kiến
Thực tế cho thấy, khách hàng – dù là khách mới hay khách lâu năm – đều mong muốn:
- Nhận báo giá nhanh chóng (trong vài giờ)
- Thông tin rõ ràng, minh bạch, không phát sinh
Chính vì vậy, quy trình tiếp nhận booking và báo giá trong logistics không đơn thuần là gửi giá, mà là một chuỗi nghiệp vụ yêu cầu độ chính xác cao và khả năng xử lý linh hoạt.
Booking Request là gì trong Logistics.
Booking request là yêu cầu vận chuyển do khách hàng gửi đến công ty logistics hoặc forwarder, bao gồm các thông tin cơ bản về lô hàng và kế hoạch xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Đây là bước khởi đầu để đơn vị logistics đánh giá khả năng vận chuyển và xây dựng báo giá phù hợp.
Thông tin trong booking request càng chi tiết, việc báo giá và sắp xếp lịch vận chuyển càng chính xác, giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.
Quy trình tiếp nhận Booking & Báo giá trong Logistics
Để đảm bảo tính chính xác và tối ưu phương án vận chuyển, các công ty Forwarder thường triển khai quy trình các bước sau:
Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển (Booking Request)
Khách hàng có thể gửi yêu cầu vận chuyển thông qua nhiều kênh khác nhau như Email, Website, hoặc trực tiếp qua nhân viên kinh doanh. Bộ phận sales hoặc customer service sẽ là đầu mối tiếp nhận và tổng hợp thông tin. Tuy nhiên, trên thực tế, thông tin khách hàng cung cấp thường chưa đầy đủ hoặc chưa chuẩn hóa, vì vậy nhân viên phải chủ động khai thác thêm.
Thông tin cần thu thập bao gồm:
- Tên hàng (Commodity)
- Số kiện (Packages)
- Trọng lượng (Gross Weight)
- Thể tích (CBM – đối với hàng LCL)
- Cảng đi (POL) – Cảng đến (POD)
- Điều kiện thương mại (Incoterms: EXW, FOB, CIF…)
- Thời gian dự kiến (ETD)
- Loại hàng: thường, nguy hiểm (DG), lạnh, quá khổ…
-> Việc thu thập đủ và đúng thông tin là nền tảng để tránh sai lệch trong báo giá và vận hành.
Kiểm tra và phân loại lô hàng
Sau khi có dữ liệu, bộ phận phụ trách sẽ tiến hành đánh giá và phân loại lô hàng để xác định phương án vận chuyển phù hợp.
Quá trình này không chỉ là đọc thông tin, mà còn bao gồm việc:
- Xác định phương thức vận chuyển: đường biển, hàng không hay đường bộ
- Phân loại: FCL (nguyên container) hay LCL (hàng lẻ)
- Kiểm tra tính chất đặc biệt của hàng hóa
Ví dụ:
- Hàng hóa chất → cần MSDS
- Hàng lạnh → cần kiểm soát nhiệt độ
- Hàng pin, DG → phải kiểm tra quy định hãng vận chuyển
Nếu phân loại sai ngay từ đầu, có thể dẫn đến việc bị từ chối vận chuyển hoặc phát sinh chi phí lớn.
Lấy giá từ các nguồn vận chuyển
Đây là bước quan trọng nhất, quyết định trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của báo giá.
Tùy từng tuyến và loại hàng, giá sẽ được lấy từ nhiều nguồn khác nhau như:
- Hãng tàu (Maersk, ONE, COSCO…)
- Hãng hàng không (Qatar Airways, Singapore Airlines…)
- Co-loader / NVOCC
- Đại lý nước ngoài (Agent)
Trong quá trình lấy giá, không chỉ quan tâm đến cước chính, mà còn phải kiểm tra đầy đủ các yếu tố liên quan.
Các thành phần giá cần làm rõ:
- Cước vận chuyển chính (Ocean Freight / Air Freight)
- Phụ phí (BAF, CAF, THC, AMS, ENS…)
- Phí đầu đi và đầu đến (Local Charges)
- Thời hạn hiệu lực giá (Validity)
- Thời gian vận chuyển (Transit Time)
Thiếu một trong các yếu tố trên có thể khiến báo giá không chính xác hoặc gây hiểu nhầm cho khách hàng.
Phân tích và lựa chọn phương án tối ưu
Sau khi có nhiều nguồn giá, nhân viên không gửi ngay mà cần so sánh và đánh giá tổng thể.
Việc lựa chọn phương án không chỉ dựa trên giá rẻ, mà còn phụ thuộc vào:
- Độ ổn định lịch tàu / chuyến bay
- Thời gian vận chuyển
- Uy tín hãng vận chuyển
- Điều kiện đi kèm (free time, phụ phí…)
Một báo giá tốt là báo giá cân bằng giữa chi phí – thời gian – rủi ro, chứ không phải rẻ nhất.
Lập và gửi báo giá cho khách hàng (Quotation)
Báo giá là tài liệu chính thức gửi đến khách hàng, vì vậy cần trình bày rõ ràng, dễ hiểu và minh bạch.
Một báo giá chuẩn thường bao gồm:
- Thông tin tuyến vận chuyển (POL – POD)
- Phương thức vận chuyển (Sea/Air)
- Loại hàng (FCL/LCL)
- Chi tiết cước:
- Cước chính
- Phụ phí
- Phí địa phương
- Thời gian vận chuyển (Transit Time)
- Thời gian miễn phí (Free time nếu có)
- Hiệu lực báo giá (Validity)
- Điều khoản loại trừ (Exclusion)
Báo giá càng rõ ràng và minh bạch giúp hạn chế tranh chấp sau này và thể hiện tính chuyên nghiệp của đơn vị
Theo dõi phản hồi và tư vấn phương án phù hợp
Sau khi gửi báo giá, bộ phận sales sẽ chủ động theo dõi phản hồi của khách hàng, đồng thời giải thích các điều khoản và tư vấn lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế.
Trong nhiều trường hợp, khách hàng có thể yêu cầu điều chỉnh lại lịch tàu, thay đổi loại container hoặc so sánh giữa nhiều tuyến vận chuyển. Việc phản hồi nhanh và tư vấn chính xác giúp tăng khả năng chốt đơn và xây dựng sự tin tưởng.
Xác nhận booking và đặt chỗ với hãng tàu
Khi khách hàng đồng ý với báo giá, Forwarder sẽ tiến hành xác nhận booking và đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không. Sau khi đặt chỗ thành công, đơn vị logistics sẽ nhận được booking confirmation và gửi lại cho khách hàng để đối chiếu.
Đây là mốc quan trọng vì sau bước này, lô hàng đã chính thức được lên kế hoạch vận chuyển và có lịch trình cụ thể
Chuyển hồ sơ sang bộ phận vận hành để triển khai lô hàng
Sau khi booking được xác nhận, toàn bộ thông tin và hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận Operations (OPS) để tiếp tục xử lý các bước tiếp theo như:
- Hướng dẫn khách hàng lập shipping Instruction
- Phát hành và kiểm tra vận đơn
- Thực hiện khai báo hải quan
- Theo dõi hành trình và cập nhật tình trạng lô hàng
Việc phối hợp chặt chẽ giữa Sales, Pricing và Operation giúp đảm bảo lô hàng được xử lý thông suốt từ lúc báo giá đến khi giao hàng thành công đến khách hàng
Lợi ích khi doanh nghiệp hiểu rõ quy trình báo giá logistics
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ cách một công ty logistics tiếp nhận yêu cầu và xây dựng báo giá không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn, mà còn góp phần tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro trong toàn bộ quá trình vận chuyển.
Khi nắm được quy trình báo giá logistics, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong từng khâu làm việc, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị dịch vụ.
Cụ thể, những lợi ích dễ nhận thấy bao gồm:
- Chuẩn bị thông tin đầy đủ và chính xác ngay từ đầu
Khi hiểu rõ các yếu tố cần thiết như CBM, trọng lượng, điều kiện giao hàng (Incoterms), doanh nghiệp sẽ cung cấp dữ liệu đúng chuẩn, giúp forwarder báo giá nhanh và hạn chế sai sót.
- So sánh báo giá giữa các đơn vị một cách hiệu quả
Không chỉ nhìn vào giá tổng, doanh nghiệp có thể phân tích chi tiết từng khoản phí (cước chính, local charges, phụ phí…) để lựa chọn phương án phù hợp nhất.
- Dự trù chi phí và thời gian vận chuyển sát thực tế
Việc hiểu cấu trúc báo giá giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “giá rẻ ban đầu – phát sinh về sau”, từ đó lập kế hoạch tài chính và giao hàng chính xác hơn.
- Hạn chế rủi ro chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không mong muốn
Khi nắm rõ quy trình, doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc chuẩn bị chứng từ, thời gian cut-off, cũng như các yêu cầu đặc biệt của lô hàng.
Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có tần suất xuất nhập khẩu thường xuyên, việc lựa chọn một đơn vị forwarder có quy trình báo giá minh bạch, rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ mang lại lợi thế lớn về:
- Tối ưu chi phí dài hạn
- Ổn định thời gian vận chuyển
- Giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng
Kết Luận
Quy trình tiếp nhận booking và báo giá trong logistics không đơn thuần là một bước nghiệp vụ nội bộ, mà là nền tảng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của toàn bộ chuỗi cung ứng.
Từ việc tiếp nhận thông tin ban đầu, kiểm tra dữ liệu, lấy giá, xây dựng báo giá cho đến xác nhận booking và triển khai vận chuyển — mỗi giai đoạn đều đòi hỏi sự chính xác, đồng bộ và kinh nghiệm thực tế.
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi hiểu rõ quy trình này sẽ:
- Chủ động hơn trong làm việc với đối tác logistics
- Kiểm soát tốt chi phí
- Hạn chế tối đa các rủi ro về thời gian giao hàng
DNL SHIPPING – Đồng hành cùng doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Nếu bạn đang cần tư vấn về vận chuyển quốc tế, thủ tục hải quan hoặc tối ưu chi phí logistics, DNL SHIPPING sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện:
- Vận chuyển đường biển, hàng không, đường bộ
- Thủ tục hải quan trọn gói
- Tư vấn CO, kiểm dịch, chứng từ xuất nhập khẩu
Liên hệ ngay với DNL SHIPPING để được tư vấn chi tiết và đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi lô hàng.
-----------------------
DNL SHIPPING CORP.
Address: 4/2 street 44, Phuoc Long ward, Ho Chi Minh city
Telephone: 0901 395 800 Hotline: 028 2201 5789
Web: Dnlshipping.vn
Email: info@dnlshipping.vn
