10+ Kỹ năng gọi điện thoại cho khách hàng cuốn hút

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Một cuộc gọi điện thoại không chỉ là phương tiện để truyền tải thông tin mà còn là cơ hội để tạo dụng mối quan hệ và gây ấn tượng tốt với khách hàng. Để giúp bạn nâng cao hiệu quả trong việc gọi điện thoại, cùng theo dõi bài viết sau của DNL để nắm thêm những kỹ năng này, không những giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp mà còn giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng

Kỹ năng gọi điện thoại cho khách hàng cuốn hút

Xác định thời gian gọi đến

Việc chọn đúng thời điểm gọi điện không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn tăng khả năng cuộc gọi đạt kết quả mong muốn. Tránh gọi vào những khung giờ “vàng” như sáng sớm (khi mọi người đang chuẩn bị cho ngày làm việc), giờ nghỉ trưa (thời gian thư giãn và nạp năng lượng) hay buổi tối (khoảng thời gian dành cho gia đình và nghỉ ngơi). Những thời điểm này, người nhận cuộc gọi thường bận rộn hoặc không sẵn sàng cho việc trao đổi, có thể dẫn đến sự khó chịu hoặc phản ứng tiêu cực.

Giới thiệu, chào hỏi và nêu rõ mục đích cuộc gọi

Ngay khi đầu dây bên kia nhấc máy, hãy bắt đầu bằng lời chào hỏi lịch sự và giới thiệu bản thân một cách rõ ràng. Tiếp theo, hãy đi thẳng vào vấn đề bằng cách nêu rõ mục đích cuộc gọi. Việc này giúp người nghe nắm bắt được nội dung chính và sẵn sàng tham gia vào cuộc trò chuyện. Một lời mở đầu mạch lạc và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt và mở đường cho cuộc trao đổi suôn sẻ.

Chuẩn bị nội dung cuộc gọi

Một cuộc gọi hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Trước khi bấm số, hãy xác định rõ những thông tin quan trọng cần truyền đạt và những câu hỏi cần đặt ra. Bạn có thể liệt kê các ý chính ra giấy hoặc tập dượt trước để đảm bảo trình bày một cách trôi chảy và tự tin. Nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian của cả hai bên và tránh tình trạng ấp úng, thiếu chuyên nghiệp.

Sử dụng giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm và dễ hiểu

Trong giao tiếp qua điện thoại, giọng nói là công cụ duy nhất để truyền tải thông điệp. Vì vậy, hãy sử dụng giọng nói nhẹ nhàng, rõ ràng và truyền cảm để tạo sự thiện cảm và thu hút sự chú ý của người nghe. Tránh nói quá nhanh, quá nhỏ hoặc sử dụng thuật ngữ chuyên ngành mà đối phương có thể không hiểu. Hãy diễn đạt bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để đảm bảo thông điệp được truyền tải chính xác.

Kết thúc cuộc gọi

Khi đã trao đổi hết thông tin cần thiết, hãy kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự. Tóm tắt lại những điểm chính đã thảo luận và xác nhận lại các bước tiếp theo (nếu có). Đừng quên cảm ơn người nghe vì đã dành thời gian và chào tạm biệt trước khi gác máy nhẹ nhàng.

Kỹ năng nói chuyện qua điện thoại khi bạn là người nghe

Đừng để người gọi chờ quá lâu

Hãy cố gắng trả lời cuộc gọi nhanh nhất có thể. Để chuông reo quá ba hồi có thể khiến người gọi cảm thấy khó chịu và mất kiên nhẫn. Nếu bạn đang bận hoặc không tiện nghe máy, hãy gọi lại ngay khi có thể và giải thích lý do cũng như hẹn thời gian cụ thể để trao đổi. Điều này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Đừng để đối phương độc thoại

Trong cuộc trò chuyện, hãy tích cực lắng nghe và phản hồi lại những gì người gọi chia sẻ. Đừng để họ nói một mình mà hãy thể hiện sự quan tâm bằng cách sử dụng những câu như “Tôi hiểu rồi”, “Vâng”, hoặc đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề. Những phản hồi tích cực này cho thấy bạn đang tập trung và quan tâm đến những gì họ nói.

Thể hiện thái độ tích cực

Mặc dù không thể nhìn thấy biểu cảm khuôn mặt qua điện thoại, giọng nói của bạn vẫn có thể truyền tải thái độ và cảm xúc. Hãy luôn giữ giọng điệu niềm nở, tích cực và mỉm cười khi nói chuyện. Người gọi sẽ cảm nhận được sự cởi mở và thiện chí của bạn, tạo nên một cuộc trò chuyện hiệu quả.

Chuẩn bị sẵn giấy bút

Nếu cuộc gọi liên quan đến việc trao đổi thông tin quan trọng, hãy chuẩn bị sẵn giấy bút để ghi chú lại những điểm chính. Điều này giúp bạn ghi nhớ thông tin một cách chính xác và chủ động hơn trong việc đặt câu hỏi hoặc đưa ra phản hồi.

Tránh ăn uống khi nói chuyện

Ăn uống trong khi nói chuyện điện thoại có thể gây ra tiếng ồn khó chịu và làm thay đổi giọng nói của bạn, khiến người nghe khó chịu và mất tập trung. Hành động này cũng thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người gọi và cuộc trò chuyện.

Nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện

Sau khi kết thúc cuộc gọi, hãy tóm tắt lại những điểm chính đã thảo luận để đảm bảo bạn đã hiểu đúng và đầy đủ thông tin. Việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện không chỉ giúp bạn ghi nhớ mà còn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người gọi.

Hãy gửi lời chào tạm biệt để tăng sự chân thành. Ví dụ như “Cảm ơn anh/chị đã lắng nghe”, “Dạ em chào anh/chị”, …

Một số lưu ý trong kỹ năng gọi điện thoại cho khách hàng

Nâng cao kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Dưới đây là một số mẹo nhỏ để bạn trò chuyện chuyên nghiệp với khách hàng qua điện thoại:

• Nhớ tên khách hàng, gọi đúng tên thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
• Chỉ nói khi chắc chắn, tránh đưa thông tin sai lệch hoặc không rõ ràng.
• Tránh chuyển cuộc gọi nhiều lần vì sẽ gây khó chịu và dễ dẫn đến nhầm lẫn thông tin.
• Đừng nhận cuộc gọi khác khi đang trao đổi với một khách hàng. Nếu hẹn gọi lại, hãy thực hiện đúng hẹn.
• Ngay cả khi khách hàng không có nhu cầu mua hàng, hãy đối xử lịch sự và tôn trọng.
• Giải quyết mâu thuẫn bằng sự hòa nhã, tránh đổ lỗi hoặc tranh cãi với khách hàng. Hãy bình tĩnh giải thích và tìm cách giải quyết vấn đề.

"Trên đây là một số lưu ý về kỹ năng về gọi điện cho khách hàng một cách cuốn hút mà bạn có thể tham khảo trong quá trình gọi điện . Chúc các bạn thành công"

DNL SHIPPING CORP.

Address: 4/2 street 44, Phuoc Long A ward, Thu Duc city, HCM

Telephone: 028 2201 5789

Web: Dnlshipping.vn

Email: info@dnlshipping.vn