Quà tặng doanh nghiệp là nhóm hàng hóa được nhiều công ty lựa chọn nhập khẩu để phục vụ hoạt động marketing, tri ân khách hàng, đối tác, hội nghị – hội chợ hoặc sử dụng nội bộ. Mặc dù không nhằm mục đích kinh doanh trực tiếp, nhưng theo quy định pháp luật Việt Nam, hàng quà tặng doanh nghiệp vẫn được xem là hàng hóa nhập khẩu và phải thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan, nghĩa vụ thuế cũng như các yêu cầu quản lý chuyên ngành liên quan. Dưới đây, DNL SHIPPING tổng hợp nội dung hướng dẫn thủ tục nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp năm 2026
QUÀ TẶNG DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC PHÉP NHẬP KHẨU KHÔNG?
Theo quy định của Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn thi hành, quà tặng doanh nghiệp được phép nhập khẩu nếu không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng nhập khẩu. Việc hàng hóa được dùng làm quà tặng, biếu tặng không làm thay đổi bản chất là hàng nhập khẩu. Doanh nghiệp vẫn phải mở tờ khai hải quan, khai báo trị giá, nộp thuế và thực hiện kiểm tra chuyên ngành (nếu có) tương tự như hàng nhập khẩu thông thường.
Hàng Quà tặng doanh nghiệp được phép nhập khẩu
CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ ĐỐI VỚI HÀNG QUÀ TẶNG DOANH NGHIỆP
Theo quy định của Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Nghị định 59/2018/NĐ-CP, hàng quà tặng được hiểu là những món đồ gửi tặng không vì mục đích thương mại, nhằm thể hiện tình cảm, sự tri ân hoặc mục đích cá nhân
Dù hàng quà tặng không thuộc diện cấm nhập khẩu, nhưng doanh nghiệp vẫn cần lưu ý:
- Một số mặt hàng như mỹ phẩm, rượu, thực phẩm, thiết bị y tế… có thể yêu cầu xin giấy phép nhập khẩu phù hợp trước khi làm thủ tục.
- Các mặt hàng này phải tuân thủ các quy định quản lý của Nghị định 69/2018/NĐ-CP về quản lý hàng hóa XNK.
- Thủ tục hải quan theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và 39/2018/TT-BTC quy định rõ các bước, hồ sơ và quy trình kiểm tra.
Việc hiểu rõ chính sách giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và giảm thiểu chi phí liên quan khi nhập khẩu hàng quà tặng.
Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị khi nhập khẩu hàng quà tặng
Khi làm thủ tục nhập khẩu hàng biếu tặng, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần chuẩn bị:
- Hợp đồng biếu tặng hoặc Thư xác nhận (Gift Letter) thể hiện rõ mục đích, giá trị và người gửi, người nhận.
- Commercial Invoice – hóa đơn thương mại, trong đó giá trị khai báo phải phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng hóa, bao gồm cả giá trị quà tặng.
- Packing List – danh sách đóng gói, mô tả chi tiết về hàng hóa.
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airwway Bill) – chứng từ vận chuyển.
- Giấy phép chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý đặc thù).
- Catalog hoặc COA (nếu yêu cầu từ phía hải quan).
- Tờ khai trị giá (nếu áp dụng).
- Phiếu đóng gói.
- Giấy tờ tùy thân (nếu là cá nhân).
Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ không chỉ giúp quá trình kiểm tra được diễn ra thuận lợi mà còn giảm thiểu rủi ro bị giữ hàng hoặc ấn định thuế cao hơn thực tế.
Qúy khách hàng có thể tham khảo xác định rõ các bước và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, từ đó thực hiện nhập khẩu quà tặng một cách chính xác và hợp pháp. Nếu quý khách còn thắc mắc DNL SHIPPING luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn đến quý khách hàng qua Hotmail và Hotline nếu quý khách cần gấp.
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng quà tặng
Trong quá trình nhập khẩu hàng quà tặng, việc thực hiện đúng quy trình thủ tục là yếu tố then chốt để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, hợp pháp và tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Dưới đây là các bước chính trong quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng quà tặng mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để chuẩn bị tốt nhất khi thực hiện hoạt động này.
Các bước kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ
Trước khi bắt đầu quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng quà tặng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác nhằm tránh các sai sót gây trì hoãn hoặc phát sinh chi phí không mong muốn.
- Xác định mặt hàng: Kiểm tra xem mặt hàng quà tặng có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không, có cần xin giấy phép hoặc chứng nhận hợp quy không.
- Thu thập hồ sơ cần thiết:
+ Hợp đồng biếu tặng hoặc thư xác nhận (Gift Letter): Ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, giá trị, mục đích biếu tặng.
+ Commercial Invoice: Khai báo giá trị thực tế của hàng hóa, đảm bảo đúng và thống nhất với giá trị trong Gift Letter.
+ Packing List: Danh sách đóng gói, mô tả hàng hóa chi tiết.
+ Vận đơn (Bill of Lading hoặc AWB): Chứng từ vận chuyển hàng hóa.
+ Giấy phép chuyên ngành (nếu có): Đối với mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt như mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế…
+ Catalog hoặc COA (nếu yêu cầu): Đặc biệt đối với hàng hóa có quy chuẩn kỹ thuật hoặc chứng nhận chất lượng.
+ Tờ khai trị giá (nếu áp dụng): Để xác định chính xác giá trị tính thuế.
- Kiểm tra mặt hàng: Đảm bảo mặt hàng không nằm trong danh mục cấm nhập khẩu. Nếu cần giấy phép, doanh nghiệp phải xin phép trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Nộp thuế nhập khẩu
- Thuế nhập khẩu áp dụng theo biểu thuế MFN hoặc các thỏa thuận FTA nếu có.
- Ngoài thuế nhập khẩu, doanh nghiệp còn phải nộp thuế VAT và thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) (nếu mặt hàng thuộc diện chịu thuế như rượu, thuốc lá).
- Giá tính thuế dựa trên giá thị trường, không phân biệt mục đích biếu tặng.
Một số những rủi ro doanh nghiệp cần chú ý
Trong quá trình nhập khẩu hàng quà tặng, doanh nghiệp thường gặp phải một số rủi ro nhất định, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình thông quan và chi phí cuối cùng. Một số rủi ro phổ biến gồm:
- Khai giá trị quá thấp: Nhiều doanh nghiệp cố tình khai thấp giá trị hàng hóa để giảm số thuế phải nộp, tuy nhiên, nếu bị kiểm tra, cơ quan hải quan có thể ấn định lại giá trị thực tế, dẫn đến số thuế tăng cao bất ngờ.
- Không chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ hợp lệ: Như Gift Letter không đúng mẫu, thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc các chứng từ chứng minh nguồn gốc, khiến hàng bị trì hoãn hoặc bị từ chối thông quan.
- Không xác định rõ mã HS code: Sai mã HS dẫn đến việc phân loại hàng sai lệch, dễ bị truy thu thuế hoặc kiểm tra chặt chẽ hơn.
- Nhập hàng cá nhân nhưng khai loại hình doanh nghiệp hoặc ngược lại: Điều này gây ra các rắc rối về pháp lý, rủi ro về thuế và bị xử phạt hành chính.
- Thiếu kiểm tra chính sách mặt hàng: Không cập nhật các quy định về quản lý mặt hàng có thể dẫn đến việc hàng bị giữ lại hoặc phải xin giấy phép bổ sung.
Việc tuân thủ chính sách thuế và các quy định liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt, mà còn tạo điều kiện thuận lợi để hàng quà tặng được thông quan nhanh chóng, giảm thiểu chi phí và rủi ro pháp lý.
Kết luận
Hàng quà tặng là hàng hóa gửi tặng nhằm mục đích thiện chí giữa các đối tác, doanh nghiệp hoặc cá nhân, và không thuộc diện cấm nhập khẩu, tuy nhiên vẫn cần tuân thủ các quy định về giấy phép, chứng nhận hợp quy và khai báo đúng giá trị để tránh rủi ro về thuế và pháp lý. Quá trình nhập khẩu hàng quà tặng bao gồm các bước kiểm tra mặt hàng, chuẩn bị hồ sơ, mở tờ khai hải quan, kiểm tra thực tế và nộp thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định nhằm tránh các sai sót có thể dẫn đến xử phạt hoặc giữ hàng.
Trên đây là thông tin mà DNL SHIPPING đã làm và rút ra kinh nghiệm muốn chia sẻ đến Qúy khách hàng. Hy vọng có thể giúp khách hàng nắm được tổng quan về nhập khẩu hàng quà tặng. Nếu khách hàng đang có nhu cầu nhập khẩu hàng quà tặng mà chưa tìm được Forwarder như ý có thể liên hệ đến DNL SHIPPING để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết.
DNL SHIPPING CORP. – Giải pháp logistics toàn diện cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam
------------------------
DNL SHIPPING CORP.
Address: 4/2 street 44, Phuoc Long ward, Ho Chi Minh city
Telephone: 028 2201 5789
Web: Dnlshipping.vn
Email: info@dnlshipping.vn
