Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ là yếu tố quan trọng quyết định quá trình vận chuyển, thông quan và giao nhận hàng hóa có diễn ra thuận lợi hay không. Dù vận chuyển bằng đường hàng không (Air Freight) hay đường biển (Sea Freight), doanh nghiệp đều cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo quy định.
Tuy nhiên, do đặc thù vận hành khác nhau nên bộ chứng từ hàng Air và hàng Sea cũng có nhiều điểm riêng biệt. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng sai thông tin, chậm thông quan hoặc phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu container.
Bài viết dưới đây DNL SHIPPING sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác nhau giữa bộ chứng từ hàng Air và hàng Sea một cách dễ hiểu và thực tế nhất.
Bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu là gì?
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ thể hiện thông tin liên quan đến hàng hóa, người gửi, người nhận, phương thức vận chuyển và điều kiện giao dịch quốc tế.
Các chứng từ này được sử dụng để:
- Làm thủ tục hải quan
- Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa
- Thanh toán quốc tế
- Kiểm tra và quản lý hàng hóa
- Đối chiếu khi xảy ra tranh chấp
Mỗi phương thức vận chuyển sẽ có những loại chứng từ riêng phù hợp với quy trình vận hành thực tế.
Nhóm chứng từ chung giữa hàng Air và hàng Sea
Dù vận chuyển bằng đường hàng không hay đường biển, phần lớn các lô hàng đều cần những chứng từ cơ bản dưới đây.
1. Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
Commercial Invoice là chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, thông tin người bán và người mua.
Invoice là căn cứ để: Khai báo hải quan, Tính thuế nhập khẩu, Thực hiện thanh toán quốc tế
2. Packing List (Phiếu đóng gói)
Packing List mô tả chi tiết cách đóng gói hàng hóa như:
- Số kiện
- Trọng lượng
- Kích thước
- Quy cách đóng gói
Chứng từ này giúp hải quan, hãng vận chuyển và kho bãi kiểm tra hàng hóa dễ dàng hơn.
3. Sales Contract / Purchase Order (Hợp đồng, Đơn đặt hàng)
Hợp đồng ngoại thương hoặc đơn đặt hàng là cơ sở pháp lý xác nhận giao dịch giữa bên mua và bên bán.
Một số trường hợp, hải quan hoặc ngân hàng có thể yêu cầu cung cấp chứng từ này để đối chiếu thông tin.
4. Certificate of Origin (C/O)
C/O là chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do như:
- EVFTA
- CPTPP
- RCEP
- AJCEP
5. Insurance Certificate
Chứng từ bảo hiểm xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm trong quá trình vận chuyển quốc tế.
Loại chứng từ này đặc biệt quan trọng với các điều kiện Incoterms như CIF hoặc CIP.
6. Một số chứng từ chuyên ngành khác
Tùy theo loại hàng, doanh nghiệp có thể cần thêm:
- Giấy phép nhập khẩu
- MSDS đối với hóa chất
- Chứng thư kiểm dịch
- Chứng nhận hun trùng
- Chứng nhận chất lượng
Đây là nhóm chứng từ bắt buộc xuất hiện ở hầu hết các lô hàng xuất nhập khẩu nào cũng cần, bao gồm vận chuyển đường hàng không hay đường biển.
Bộ chứng từ đặc thù của hàng Air (Air Freight)
Vận chuyển hàng không có tốc độ nhanh, yêu cầu an ninh nghiêm ngặt và quy trình xử lý chặt chẽ. Vì vậy, bộ chứng từ hàng Air cũng mang tính kiểm soát cao hơn.
MAWB (Master Air Waybill)
MAWB là vận đơn chủ do hãng hàng không phát hành cho forwarder hoặc đại lý vận chuyển.
Chứng từ này xác nhận hãng bay đã nhận hàng để vận chuyển.
HAWB (House Air Waybill)
HAWB là vận đơn do forwarder phát hành cho chủ hàng.
HAWB thể hiện chi tiết:
- Thông tin shipper
- Consignee
- Mô tả hàng hóa
- Số kiện
- Trọng lượng
Cargo Manifest
Đây là bản kê khai toàn bộ hàng hóa trên chuyến bay, phục vụ công tác kiểm soát và quản lý của hãng bay và cơ quan hải quan.
Security Declaration / Screening Documents
Do đặc thù an ninh hàng không rất nghiêm ngặt nên nhiều lô hàng cần chứng từ xác nhận:
- Đã soi chiếu an ninh
- Đã kiểm tra hàng hóa
- Đáp ứng tiêu chuẩn an toàn bay
DG Declaration (Dangerous Goods Declaration)
Áp dụng với hàng nguy hiểm như:
- Pin lithium
- Hóa chất
- Chất dễ cháy nổ
Chứng từ này xác nhận hàng hóa tuân thủ quy định vận chuyển hàng nguy hiểm của ngành hàng không quốc tế.
Đặc điểm nổi bật của chứng từ hàng Air Là yêu cầu cao về an ninh và kiểm soát rủi ro, do đó chứng từ liên quan đến kiểm tra và xác nhận an toàn là bắt buộc.
Bộ chứng từ đặc thù của hàng Sea (Sea Freight)
Vận chuyển đường biển có quy mô lớn hơn và gắn liền với container, cảng biển và lịch tàu. Vì vậy chứng từ hàng Sea cũng mang nhiều đặc điểm riêng.
MBL (Master Bill of Lading)
MBL là vận đơn chủ do hãng tàu phát hành cho forwarder.
Đây là chứng từ xác nhận hãng tàu đã nhận hàng để vận chuyển bằng đường biển.
HBL (House Bill of Lading)
HBL là vận đơn do forwarder phát hành cho khách hàng.
Trong thực tế, HBL thường được sử dụng phổ biến trong các lô hàng consol hoặc dịch vụ logistics quốc tế.
VGM (Verified Gross Mass)
VGM là chứng từ xác nhận tổng trọng lượng container.
Theo quy định SOLAS, container phải có VGM trước khi được xếp lên tàu nhằm đảm bảo an toàn vận hành.
Shipping Instruction (SI)
SI là hướng dẫn vận chuyển do shipper gửi cho hãng tàu hoặc forwarder để phát hành Bill of Lading.
Nội dung SI thường bao gồm:
- Thông tin shipper/consignee
- Mô tả hàng hóa
- Số container
- Điều kiện giao hàng
EIR (Equipment Interchange Receipt)
EIR là biên bản giao nhận container giữa:
- Depot
- Cảng
- Hãng tàu
- Chủ hàng
Chứng từ này dùng để xác nhận tình trạng container khi nhận và trả.
Stuffing Report / Container Loading Plan
Đây là báo cáo đóng hàng hoặc sơ đồ xếp container, thường áp dụng cho:
- Hàng dự án
- Hàng siêu trường siêu trọng
- Hàng yêu cầu kiểm soát đặc biệt
Đặc thù của hàng Sea nằm ở quản lý container và quy trình cảng, nên các chứng từ liên quan đến đóng hàng và giao nhận container rất quan trọng.
So sánh bộ chứng từ hàng Air và hàng Sea
Điểm giống nhau:
Đều có các chứng từ cơ bản như Invoice, Packing List, C/O
Đều cần vận đơn (Air Waybill hoặc Bill of Lading)
Phải tuân thủ quy định hải quan và thương mại quốc tế
Điểm khác nhau:
| Tiêu chí | Hàng Air | Hàng Sea |
|
Vận đơn |
MAWB, HAWB |
MBL, HBL
|
| Tốc độ vận chuyển | Nhanh | Chậm hơn |
| Đặc điểm quản lý | Theo chuyến bay | Theo Container |
| Yêu cầu an ninh | Rất cai | Thấp hơn Air |
| Chứng từ đặc thù | Security, DG |
|
| Quy trình giao nhận | Nhanh, linh hoạt | Nhiều công đoạn tại cảng |
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chuẩn bị chứng từ?
Việc chuẩn bị chứng từ đúng và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rất nhiều rủi ro trong xuất nhập khẩu.
Đồng nhất thông tin trên toàn bộ chứng từ
Các thông tin như:
- Tên hàng
- Số lượng
- Trọng lượng
- Shipper
- Consignee
cần thống nhất giữa Invoice, Packing List, vận đơn và tờ khai hải quan.
Kiểm tra quy định theo từng phương thức vận chuyển
Hàng Air và hàng Sea có yêu cầu chứng từ khác nhau. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ:
- Quy định hãng bay/hãng tàu
- Yêu cầu hải quan
- Quy định hàng nguy hiểm
- Chính sách nước nhập khẩu
Chuẩn bị chứng từ chuyên ngành sớm
Một số loại giấy phép hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành có thể mất nhiều thời gian xử lý. Nếu chuẩn bị chậm, hàng dễ bị lưu kho hoặc trễ kế hoạch giao hàng.
Phối hợp chặt chẽ với forwarder
Forwarder là đơn vị trực tiếp xử lý booking, vận đơn và hỗ trợ chứng từ. Việc phối hợp sớm giúp hạn chế sai sót và xử lý vấn đề nhanh hơn
Kết luận
Bộ chứng từ hàng Air và hàng Sea đều đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Dù có nhiều điểm giống nhau về chứng từ cơ bản, mỗi phương thức vận chuyển vẫn có những yêu cầu riêng phù hợp với đặc thù vận hành thực tế.
Hàng Air tập trung nhiều vào yếu tố an ninh và tốc độ xử lý, trong khi hàng Sea chú trọng quản lý container và quy trình cảng biển.
Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa hai bộ chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp:
- Chủ động xử lý lô hàng
- Hạn chế sai sót chứng từ
- Tối ưu thời gian thông quan
- Giảm phát sinh chi phí logistics
Nếu doanh nghiệp thường xuyên làm hàng quốc tế, việc xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ bài bản là yếu tố rất quan trọng để vận hành hiệu quả và hạn chế rủi ro.
DNL SHIPPING – Tư vấn đồng hành cùng doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Nếu Qúy Khách hàng đang cần tư vấn về vận chuyển quốc tế, thủ tục hải quan hoặc tối ưu chi phí logistics, DNL SHIPPING sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện:
- Vận chuyển đường biển, hàng không, đường bộ
- Thủ tục hải quan trọn gói
- Tư vấn CO, kiểm dịch, chứng từ xuất nhập khẩu
Liên hệ ngay với Hotline hoặc Hotmail của DNL SHIPPING để được tư vấn chi tiết và đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi lô hàng.
-----------------------
DNL SHIPPING CORP.
Address: 4/2 street 44, Phuoc Long ward, Ho Chi Minh city
Telephone: 0901 395 800 Hotline: 028 2201 5789
Web: Dnlshipping.vn
Email: info@dnlshipping.vn
