Thủ tục hải quan là cụm từ thường xuyên xuất hiện trong cuộc sống, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nếu bạn là người làm việc trong ngành vận chuyển, logistic hoặc hải quan, xuất nhập khẩu, một ngày phải làm việc cùng các giấy tờ C/O, L/C, tờ khai quan... thì sẽ rất quen thuộc với loại thủ tục này. Tuy nhiên, với những ai chưa bao giờ hoặc mới lần đầu tiếp xúc với những lô hàng và đơn vị hải quan, những sai sót là khi làm thủ tục là không thể tránh khỏi, ví dụ như: thiếu hồ sơ chứng nhận xuất xứ, không có hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa không đầy đủ, lên tờ khai như thế nào, nên làm việc với hải quan ra sao, cần chú ý những gì để tránh bị xử phạt... Để giúp mọi người có thể làm việc thuận lợi hơn, trong bài viết sau đây hãy cùng DNL SHIPPING tìm hiểu về thủ tục hải quan cùng những điều cần lưu ý khi làm việc.
Thủ tục hải quan và những điều cần biết
Định nghĩa về thủ tục hải quan
Theo từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ xuất bản năm 2005 giải thích, thủ tục hải quan có nghĩa là: “việc kiểm soát và đánh thuế hàng hoá xuất nhập cảnh”. Còn trong Luật Hải quan năm 2014 có định nghĩa tường tận như sau:
“Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.”
Qua thông tin này chúng ta có thể hiểu đơn giản, thủ tục hải quan là các thủ tục cần thiết để bảo đảm hàng hóa cùng phương tiện vận tải được nhập khẩu hoặc xuất khẩu qua biên giới.
Các bước quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu và nhập khẩu
Thủ tục hải quan xuất khẩu
Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế
Với tư cách là chủ mặt hàng xuất khẩu, bạn cần phải xác định rõ hàng hóa của mình có nằm trong danh mục cấm, phải chịu thuế xuất khẩu hoặc được nhà nước khuyến khích hay không. Để nắm rõ hơn thông tin về các loại hàng hóa, bạn có thể tra cứu trong Danh mục hàng hóa chịu thuế của nhà nước.
Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ chứng từ
Để làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho hàng hóa, bạn cần có đầy đủ các loại giấy tờ chứng từ sau:
+ Hóa đơn thương mại
+ Hợp đồng thương mại
+ Thỏa thuận lưu khoang để lấy thông tin (tên tàu, số chuyến, cảng xuất)
+ Phiếu đóng gói hàng hóa
+ Phiếu xác nhận container đã hạ bãi để lấy thông tin (số container, số seal)
Nếu hàng hóa xuất khẩu của bạn thuộc loại đặc thù (hóa chất, gỗ lâm sản, thủy sản...) cần được kiểm tra chuyên ngành, bạn phải chuẩn bị thêm các giấy tờ riêng theo quy định hiện hành.
Bước 3: Khai tờ khai hải quan
Ngày nay bạn có thể thực hiện việc khai báo hải quan bằng phần mềm điện tử. Chỉ vài bước nhập dữ liệu đơn giản lên tờ khai online, bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành xong bước này.
Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn mới lần đầu làm tờ khai thì cần làm thêm các công việc sau:
+ Mua chữ ký số và đăng ký chữ số đã mua với Tổng cục hải quan.
+ Cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử và tiến hành khai báo thông tin lô hàng vào phần mềm và in tờ khai.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Thủ tục hải quan xuất khẩu sẽ được thực hiện tại chi cục hải quan và chia làm các luồng sau:
+ Tờ khai luồng xanh
Bạn cần đến hải quan giám sát và nộp các chứng từ sau:
- Phơi hạ hàng.
- Tờ mã vạch được in từ website của tổng cục hải quan.
+ Tờ khai luồng vàng
Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư số 38 (sửa đổi trong Thông tư 39) và mang đến chi cục hải quan để cán bộ tại đây xem xét, bao gồm:
- Tờ khai hải quan xuất khẩu.
- Hóa đơn thương mại.
- 1 bản chính bảng kê khai hàng hóa và giấy phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền.
- 1 bản chính giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu là hàng đặc thù).
- 1 bản chụp chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định.
- 1 bản chụp hợp đồng ủy thác.
+ Tờ khai luồng đỏ
Đối với tờ khai thuộc luồng đỏ, hải quan sẽ kiểm tra hàng hóa thực tế sau khi các bộ chứng từ đã được kiểm tra. Nếu hàng hóa của bạn không giống trong khai báo thì bạn cần sửa lại tờ khai (nếu sai sót nhỏ), hoặc có thể bị phạt hành chính (với lỗi sai lớn) hoặc không được phép xuất hàng (lỗi nghiêm trọng).
Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai hải quan
Tại bước này, bạn phải nộp lại tờ khai cùng với tờ mã vạch cho hãng tàu để tiến hành thủ tục xác nhận thực xuất với cán bộ hải quan giám sát khi hàng đã lên tàu.
Thủ tục hải quan xuất khẩu dành cho các loại hàng được vận chuyển đi nước ngoài
Thủ tục hải quan nhập khẩu
Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu
Khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu, đầu tiên bạn cần xác định loại hàng nhập khẩu thuộc diện nào, có tên trong danh sách hàng hóa đặc biệt hay không. Nếu là hàng thông thường thì không cần lưu ý đặc biệt. Nhưng nếu hàng hóa thuộc danh mục đặc biệt thì phải công bố, làm thủ tục hợp chuẩn hợp quy trước khi hàng được đưa về cảng nhập.
Bước 2: Kiểm tra giấy tờ cùng bộ chứng từ hàng hóa
Cũng như xuất khẩu, khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu doanh nghiệp của bạn cần có đầy đủ chứng từ, giấy tờ cần thiết sau:
+ Hợp đồng thương mại
+ Vận đơn (Bill of Landing - B/L)
+ Phiếu đóng gói hàng hóa
+ Giấy chứng nhận xuất xứ của lô hàng (C/O)
+ Hóa đơn thương mại
Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan
Sau khi hãng vận chuyển gửi giấy báo hàng hóa đã đến cảng, bạn cần lên tờ khai hải quan và điền đầy đủ thông tin trên tờ khai. Khi tờ khai hoàn tất và được gửi đi, hệ thống sẽ tự động cấp số nếu như thông tin nhập chính xác và đầy đủ.
Bước 4: Lấy lệnh giao hàng
Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ và mang đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng, gồm:
- Bản sao căn cước công dân.
- Bản gốc vận đơn có dấu.
- Bản sao vận đơn.
Bước 5: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan
Khi tờ khai hải quan được truyền đi, hệ thống sẽ phân luồng hàng hoá như sau:
- Luồng xanh: Doanh nghiệp in tờ khai và đóng thuế.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy của lô hàng.
- Luồng đỏ: Hàng bị kiểm hoá.
Bước 6: Hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu
Sau khi tờ khai đã được thông qua, doanh nghiệp cần tiến hành nộp 2 loại thuế chính:
- Thuế nhập khẩu.
- Thuế VAT.
Ngoài ra, tùy một số loại hàng hóa bạn sẽ phải nộp thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt.
Thủ tục hải quan nhập khẩu dùng cho các loại hàng hóa được nhập từ nước ngoài
Một số điều cần lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất - nhập khẩu
- Chú ý không khai sai thông tin trên tờ khai vì có một số thông tin không thể chỉnh sửa hay bổ sung được.
- Cần tra cứu kỹ lưỡng mã số thuế phù hợp nhất với hàng hóa của mình.
- Kiểm tra thông tin trên bộ chứng từ sao cho trùng khớp với nhau, tránh để sai điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng, chính tả...
- Trường hợp C/O được phát hành bởi bên thứ 3 thì số Invoice phải là số của bên bán chứ không phải số Invoice của người gửi phát hành, và phải được đánh dấu () vào ô “Third Party Invoicing”. Nếu tờ khai có các lỗi trên thì C/O sẽ không được chấp nhận.
- Một số lỗi thường gặp khác khi kiểm tra hàng hóa như: hàng hóa không đúng chủng loại, thiếu hoặc dư số lượng, container bị sai mã Seal, không có tem nhãn hoặc xuất xứ, ngày sản xuất, hạn sử dụng… Vì thế, người khai báo hải quan cần phải có kinh nghiệm để xử lý sự cố kịp thời, tránh phát sinh chi phí không đáng có và mất nhiều thời gian để bổ sung khiến quá trình thông quan hàng hóa bị chậm trễ.
Trên đây là những thông tin về thủ tục hải quan và những điều mà một doanh nghiệp muốn xuất - nhập khẩu hàng hóa cần lưu ý. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc làm thủ tục hải quan thì có thể liên hệ dịch vụ làm thủ tục hải quan của Công Ty TNHH DNL Shipping Corporation chúng tôi. Đảm bảo chuyên nghiệp, uy tín, không gây chậm trễ hoặc khiến hàng hóa của bạn gặp vấn đề tại hải quan.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH DNL SHIPPING CORPORATION
Địa chỉ: 4/2 đường số 44, khu phố 3, Thành phố Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
Email: info@dnlshipping.vn
Hotline: 0908 513 216
Website: dnlshipping.vn
